Detailhandlen befinder sig i øjeblikket i en overgangsperiode. Skærpede krav til dokumentation af arbejdstid, stigende personaleomkostninger og øgede forventninger til medarbejdere ændrer disse år vilkårene for både store kædeorganisationer og selvstændige butikker. Senest har overenskomstforhandlinger og nye fortolkninger af arbejdstidsregler sat yderligere fokus på, hvordan arbejdstid registreres og planlægges i praksis. Tidligere var arbejdsplanlægning en administrativ rutineopgave. I dag er den løftet op til en ledelsesopgave, der kan skabe både økonomiske og juridiske konsekvenser, hvis man ikke overholder diverse krav.
Arbejdstid er kommet i fokus
Med øget fokus på registrering af arbejdstid er tidsregistrering rykket ind på lederens kontor. Det, der tidligere blev håndteret administrativt, er i dag tæt forbundet med compliance og sikker dokumentation.
Detailbranchen er kendetegnet ved mange unge medarbejdere, studerende og deltidsansatte. Det giver stor fleksibilitet i vagtplanlægningen men samtidig også en kompleksitet, der nu kan være svær at navigere i. Når arbejdstider varierer fra uge til uge, stiller det større krav til systematik og dokumentation.
Rex A. Clausager fra Timegrip, en virksomhed, der tilbyder softwareløsninger til Workforce Management, peger på, at digitale løsninger kan gøre det lettere at skabe overblik og sikre korrekt tidsregistrering:
”Når planlægning og tidsregistrering samles i én digital løsning, bliver det både mere gennemsigtigt og mindre administrativt tungt at sikre korrekt registrering af medarbejdernes arbejdstid. Det er gavnligt, så man sikrer, at de planlagte arbejdstimer faktisk stemmer overens med virksomhedens lønbudget.”
Hos Timegrip ser man netop, at virksomheder, der samler vagtplanlægning og tidsregistrering i ét system, hurtigere opdager afvigelser og kan reagere, før det påvirker bundlinjen negativt.
Bemanding skal matche kundestrømmen
Samtidig er detailhandlen fortsat afhængig af fleksibel vagtplanlægning. Kundestrømmen varierer markant og er afhængig af både kampagner, vejrforhold, sæson, højtider og lokale arrangementer.
For mange butikker er udfordringen at undgå både over- og underbemanding. For få medarbejdere kan gå ud over kundeservice, medarbejdertilfredshed og salg. For mange medarbejdere presser lønprocenten i en branche med i forvejen smalle marginer.
For at optimere vagtplanlægningen til sit yderste, arbejder flere detailvirksomheder med datadrevet vagtplanlægning, hvor historiske salgstal og budgetter kobles sammen med bemandingsbehovet. På den måde løftes vagtplanlægningen til blot at være en praktisk opgave til at være et værktøj til forbedringer på flere niveauer. For at inkorporere en mere datadrevet tilgang i hverdagen, bør butikker:
- koble historiske salgstal og budgetter sammen med bemandingsbehov
- følge op på afvigelser mellem planlagte og faktiske timer uge for uge
- analysere tillæg, spidsbelastninger og gentagne overarbejdstimer
- justere bemandingsnormer løbende
Ændrede forventninger fra medarbejdere
Ud over lovgivning og økonomi spiller medarbejdernes forventninger en stadig større rolle. Fleksibilitet, gennemsigtighed og mulighed for indflydelse på arbejdstider er faktorer, som især yngre medarbejdere prioriterer.
For butikschefer betyder det, at planlægning ikke kun handler om at optimere driften, men også om trivsel og fastholdelse af medarbejdere. I en tid med rekrutteringsudfordringer kan strukturerede processer omkring vagtplanlægning og tidsregistrering være med til at skabe større forudsigelighed i hverdagen for medarbejderne, som derigennem oplever større udbytte ved at forblive i virksomheden.
Planlægning som konkurrenceparameter
Detailhandlen har traditionelt haft fokus på sortiment, beliggenhed og kundeoplevelse. Men i takt med stigende omkostninger og skærpede krav er intern effektivitet blevet et konkurrenceparameter i sig selv.
Butikker, der formår at skabe overblik over arbejdstid, bemanding og lønprocenter, står stærkere i forhold til at reagere hurtigt på ændringer i markedet. Samtidig giver bedre data et mere kvalificeret beslutningsgrundlag. Det gælder både lokalt i den enkelte butik og centralt i større kædeorganisationer.
Den aktuelle udvikling peger på, at vagtplanlægning og tidsregistrering i stigende grad opfattes som strategiske værktøjer frem for administrative rutiner.
For detailhandlen handler det i sidste ende om at kunne navigere sikkert i en hverdag, hvor kravene løbende ændrer sig uden at miste fokus på det vigtigste: Kunderne i butikken.
Kort om Timegrip
Timegrip er en nordisk softwareleverandør, der udvikler digitale løsninger til workforce management, og herunder vagtplanlægning og tidsregistrering. Timegrip har i mere end 30 år arbejdet med kunder på tværs af brancher, hvoriblandt flere detailbutikker indgår. Timegrips løsninger anvendes både af enkeltstående butikker og større kædeorganisationer, hvor behovet for overblik over bemanding, arbejdstid og lønoutput er centralt. Læs mere om virksomhedens tilgang til workforce management på timegrip.dk.